Dépôt et téléchargement de documents dans le système de dépôt électronique

Grâce au service de dépôt électronique, tous les documents d'insolvabilité liés aux dossiers d'administration sommaire et ordinaire de faillites ainsi qu'aux propositions faites en vertu des sections I et II de la partie III de la Loi sur la faillite et l'insolvabilité (LFI) peuvent être déposés par voie électronique auprès du Bureau du surintendant des faillites (BSF). Depuis juin 2007, tous les nouveaux dossiers d'administration sommaire et ordinaire de faillites et toutes les nouvelles propositions faites en vertu des sections I et II de la partie III de la LFI doivent obligatoirement être déposés auprès du BSF au moyen du système de dépôt électronique. Lorsque l'instruction no 9R3, Dépôt électronique et autres méthodes a été émise, il y a quatre ans, on a reconnu le fait que les syndics auraient besoin d'un délai additionnel pour effectuer la transition et mettre à jour leurs systèmes informatiques et leurs scanneurs. Pour assurer le maintien d'un registre public efficace et exact, il est nécessaire que les syndics utilisent le service de dépôt électronique et suivent les procédures appropriées concernant le dépôt de documents. Notre analyse des informations fournies par les syndics a révélé un certain nombre de lacunes qui entravent l'utilisation du registre public.

1) Dépôt électronique

Environ 5 % des bureaux de syndic continuent de transmettre les documents de l'actif au BSF par la poste ou par télécopieur. Les syndics doivent utiliser le système de dépôt électronique dans toutes les situations, à l'exception de celles où le dépôt par télécopieur est autorisé.

2) Formulaires prescrits

Tous les formulaires prescrits doivent être déposés dans le système de dépôt électroniqueNote de bas de page 1 dans un format de données particulier (XML) et ne doivent pas être enregistrés en tant que documents électroniques. Par conséquent, les syndics ne doivent pas soumettre les formulaires prescrits en tant que documents électroniques.

Exceptions

Veuillez noter que des solutions de rechange ont été élaborées pour contourner des problèmes connus du système de dépôt électronique. Elles constituent généralement des solutions temporaires. La plupart des solutions de rechange visent à résoudre des problèmes ayant trait à une incapacité des logiciels des syndics et indiquent simplement la marche à suivre pour divers formulaires électroniques ou processus. Le BSF acceptera donc le téléchargement en version électronique de ces formulaires prescrits.

Aussi, le service d'assistance du BSF doit parfois recourir au téléchargement en version électronique de formulaires prescrits pour des raisons techniques. Le BSF émettra donc une autorisation avec un numéro de référence unique.

3) Téléchargement de documents dans le système de dépôt électronique

Les documents électroniques sont des documents qui ne sont pas des formulaires prescritsNote de bas de page 2 aux termes de la LFI – mentionnons, à titre d'exemple de documents électroniques, les ordonnances d'un tribunal et la correspondance. Au lieu de soumettre les documents électroniques par l'intermédiaire du système de dépôt électronique, certains bureaux de syndic transmettent au BSF des documents électroniques en version papier ou par télécopieur.

Les syndics qui disposent de logiciels et de scanneurs appropriés peuvent télécharger les documents électroniques directement dans le système de dépôt électroniqueNote de bas de page 3. Il incombe aux syndics de télécharger tous les documents électroniques dans le système de dépôt électronique. Dorénavant, le personnel du BSF ne téléchargera plus les documents électroniques au nom des syndics.

4) Utilisation inadéquate de la liste déroulante relative aux documents électroniques

Le système de dépôt électronique comporte un menu déroulant qui affiche quelque 65 documents électroniques distincts (p. ex., ordonnance de libération absolue). Un examen récent montre que les syndics n'utilisent pas la liste déroulante de façon constante pour désigner les documents électroniques. Ils choisissent plutôt de déposer les documents sous « Documents électroniques – autres ».

Le manuel de l'utilisateur à l'intention des syndics contient l'instruction suivante concernant les documents électroniques : « Pour télécharger un document électronique, sélectionnez un titre de document dans la première liste déroulante. Si le titre ne figure pas sur la liste, sélectionnez "Autre" ».

Le système de dépôt électronique a récemment été modifié pour inviter l'utilisateur à sélectionner le titre de document dans la liste déroulante lorsque la catégorie « Autre » a été choisie.

5) Dépôt de documents par télécopieur

Dans les situations où le dépôt par télécopieur est autorisé, le BSF demande que les syndics utilisent un seul bordereau de télécopie par dépôt de dossier. Si un syndic soumet plus d'un dépôt en une seule fois (c'est-à-dire au cours d'un même envoi par télécopieur), il doit séparer chaque dossier en utilisant un bordereau de télécopie par dossier.

En annexant un bordereau de télécopie à chaque dossier, le bordereau sera téléchargé dans le système et les copies de sauvegarde seront supprimées plus rapidement. Le bordereau aidera à classer l'information sur le dossier à entrer dans la base de données.  La présence de cette information dans la base de données permettra au BSF de mieux organiser et gérer l'information sur les dossiers déposés.

Conclusion

Afin de respecter le principe selon lequel le système d'insolvabilité doit fonctionner de manière efficace, les syndics doivent procéder comme suit :

  • Utiliser obligatoirement le système de dépôt électronique du BSF pour déposer les dossiers de cession et les propositions.
  • Utiliser le système de dépôt électronique pour soumettre tous les formulaires prescrits. Le dépôt de formulaires prescrits sous forme de documents électroniques n'est pas autorisé sauf, en ce qui a trait aux solutions de rechange qui sont été élaborées pour contourner des problèmes connus du système de dépôt électronique.
  • Télécharger les documents électroniques directement dans le système de dépôt électronique. Dorénavant, le personnel du BSF ne téléchargera plus les documents électroniques au nom des syndics.
  • Utiliser comme il se doit le menu déroulant relatif aux documents électroniques qui sont déposés dans le système de dépôt électronique.
  • Utiliser un seul bordereau de télécopie par dossier déposé lorsque le dépôt de documents par télécopieur est autorisé. Si un syndic soumet plus d'un dépôt en une seule fois (c'est-à-dire au cours d'un même envoi par télécopieur), il doit séparer chaque dossier en utilisant un bordereau de télécopie par dossier.

Les syndics doivent respecter les procédures relatives au dépôt et téléchargement de documents. Les employés du BSF enverront un « avis de nouveau dépôt de document(s) » aux syndics qui ne se conforment pas aux procédures décrites.  Les syndics devront ainsi retransmettent leurs documents dans un délai de 2 jours ouvrables.


Avis de nouveau dépôt de document(s)

Destinataire :
Expéditeur :
No de dossier :
Objet :
Date :

Le BSF a reçu votre (vos) (titre du ou des documents) le (date). Veuillez prendre note que ce (ou ces) document(s) ne pourra (pourront) être traité (traités) pour la ou les raisons suivantes :

  • Vous avez transmis les documents relatifs au dossier au BSF par la poste ou par télécopieur. Tous les dossiers d'administration sommaire et ordinaire de faillite et toutes les propositions faites aux termes des sections I et II de la partie III de la LFI doivent être obligatoirement déposés auprès du BSF au moyen du système de dépôt électronique.
  • Vous avez soumis des formulaires prescrits sous forme de documents électroniques.  Tous les formulaires prescrits doivent être soumis au service de dépôt électronique dans un format de données particulier (XML) et ne doivent pas être enregistrés en tant que documents électroniques.
  • Vous avez transmis au BSF des documents électroniques en version papier ou par télécopieur. Les syndics sont tenus de télécharger tous les documents électroniques dans le système de dépôt électronique.
  • Vous n'avez pas utilisé un seul bordereau de télécopie par dépôt de dossier. Dans les cas où le dépôt de documents par télécopieur est autorisé, les syndics doivent utiliser un seul bordereau de télécopie par dépôt de dossier. Si un syndic soumet plus d'un dépôt en une seule fois, il doit séparer chaque dossier en utilisant un bordereau de télécopie par dossier.
  • Autre : espace pour insérer les autres types de documents

Veuillez suivre la procédure appropriée pour le dépôt de documents et procéder à nouveau au dépôt des documents dans les deux  (2) jours ouvrables.

Je vous remercie de porter une attention immédiate au présent avis.

espace pour insérer le nom et le titre du représentant
(Nom et titre du représentant du BSF)

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